S ohledem na rozvoj služeb e-governmentu neustále roste počet dokumentů, které jsou vyhotovovány v digitální podobě a rovněž tak odesílány v této podobě. Ostatně i samotná právní úprava týkající se vyhotovování dokumentů počítá v případě dokumentů, které obsahují text s výstupním datovým formátem PDF/A. Pro zrychlení oběhu digitálních dokumentů, snížení nákladů na jejich zpracování a automatizaci činností se proto zavádí nová povinnost pro všechny informační systémy veřejnoprávních původců, kteří vyhotovují nebo přijímají dokumenty v digitální podobě a to prostřednictvím §69a odst.5 a 6 zákona č. 499/2004 Sb. Jelikož úpravy všech informačních systémů, kterých se regulace týká budou vyžadovat určitý čas, je tato povinnost rozložena v čase.
Veřejnoprávní původci podle §69a odst.5 a 6 zákona č. 499/2004 Sb. postupují u informačních systémů uvedených do provozu po 31.12.2025 od 1.ledna 2026 a u ostatních informačních systémů od 1.ledna 2027.
(5) Vyhotovuje-li veřejnoprávní původce v informačním systému dokument v digitální podobě obsahující text, musí dokument opatřit strojově čitelným textem a metadaty ve strojově čitelném formátu (dále jen „strojově čitelná vrstva“) odpovídajícími obsahu dokumentu ve výstupním datovém formátu, a to v souladu se schématem zveřejněným podle odstavce 7. To neplatí v případě, kdy je dokument určen pouze pro komunikaci mezi informačními systémy.
(6) Veřejnoprávní původce je povinen v informačním systému automatizovaně zpracovat metadata obsažená ve strojově čitelné vrstvě v doručeném dokumentu včetně datové zprávy, v níž je dokument obsažen, ledaže mu technické prostředky čtení strojově čitelné vrstvy prokazatelně neumožňují.
(7) Schéma pro strojově čitelnou vrstvu zveřejňuje Digitální a informační agentura na svých internetových stránkách.
Současně s tím byla v rámci přechodných ustanovení ponechána lhůta veřejnoprávním původcům na úpravu informačních systémů.
Veřejnoprávní původci postupují podle § 69a odst. 5 a 6 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění účinném ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona, u informačních systémů uvedených do provozu po 31. prosinci 2025 od 1. ledna 2026, u ostatních informačních systémů takto veřejnoprávní původci postupují od 1. ledna 2027.
DIA nyní postupně zavádí definice schémat tak, aby na jedné straně bylo co nejdříve dosaženo maximální efektivity/automatizace práce s dokumenty v digitální podobě, které veřejnoprávní původci vyhotovují a přijímají a současně pak změny byly postupné tak, aby bylo dosaženo maximálního efektivity při jejich zavádění a změny byly postupné.
Proto již v roce 2024 DIA uveřejnila nejprve ”Schéma pro účetní záznam – fakturu ve strukturovaném elektronickém formátu” a následně pak “Schéma pro strojově čitelnou vrstvu statických textových komponent a statických kombinovaných textových a obrazových komponent dle §69a zákona č. 499/2004 Sb.” s tzv. základními metadaty obecného dokumentu. Toto schéma vznikalo v rámci útvarů DIA a dále pak ve spolupráci s Ministerstvem vnitra a Národním archivem. Cílem bylo stanovení takového minimálního rozsahu metadat, které jsou v naprosté většině případů pro veřejnoprávního původce nezbytná pro prvotní zaevidování dokumentů do informačních systémů a to nejen spisových služeb, ale i dalších informačních systémů, které přijímají doručené dokumenty nebo je vyhotovují.
Kompletní specifikace jsou uveřejněny na Portálu o datech, která DIA spravuje.
Na níže uvedené adrese je pak uveřejněna kromě vlastního schématu též řada dalších informací, včetně příkladů a detailního popisu nejen vlastního schématu, ale též jednotlivých metadat.
https://ofn.gov.cz/metadata-dokumentů-veřejnoprávních-původců/2024-12-10
Toto schéma tak slouží jako základní “stavební kámen” pro maximalizaci efektivního oběhu všech dokumentů v digitální podobě, které veřejnoprávní původci ve svých informačních systémech přijímají nebo vyhotovují. Toto schéma je pak též základem pro návrh dalších specifických schémat pro různé účely (například pro osvědčení o digitálním úkonu na základě zákona č. 12/2020 Sb. o právu na digitální služby) a vychází z obecných a právně závazných specifikací. Například se to týká metadat pro fyzické, právnické a fyzické podnikající osoby v návaznosti na evropské projekty usnadňující interoperabilitu na vnitřním trhu EU.